佛山的企业一年到头都在参展：顺德潭洲的工业展、南海桂城的产业展，加上跑去广州琶洲的广交会和专业展。展位一开，客户伸手要的第一样东西不是报价单，是一张折页、一本画册、一个能装样品的手提袋。
麻烦在于这些东西从来不是一家店买齐的：名片找楼下快印，折页找一家，画册找另一家，手提袋又找第三家。结果到了展位上，同一个 logo，四样东西四个红。
这篇按「要带什么 → 数量怎么估 → 颜色怎么统一 → 什么时候下单 → 现场怎么不出事」讲，附验收动作和 5 个最常见的坑。
60 秒答
参展的纸品物料一共七样，一次做齐的关键是同一批纸、同一次开机、同一个专色。
- 清单：折页、画册、名片、手提袋、样品盒、台卡、贴纸/样品标签。
- 数量：按 3 天展期、每天有效接触 60–80 人估，折页留 60–70% 被拿走的余量，画册只印会后要寄的量。
- 颜色：品牌色（尤其红、金）必须上专色，四色叠出来的红，铜版纸和白卡纸上不是一个颜色。
- 倒排期：T-15 定稿，T-10 开印，T-5 到货，T-1 布展。展会前一天才到货，是每年都会发生的事故。
- 边界：易拉宝、喷绘、桁架、灯箱不在这张单里——那是喷绘供应商的活，别混在纸品报价里比价。
一、展会纸品清单：七样，各有各的数量逻辑
| # | 物料 | 常规做法 | 3 天展期建议量 | 为什么是这个量 |
|---|
| 1 | 折页（三折页） | 157g 铜版，A4 展开折三段，双面四色 + 覆哑膜 | 500–1000 份 | 客户最愿意拿、也最容易丢；少了第二天就空架 |
| 2 | 产品画册 | 骑马钉 8–16 页，157g 内页 + 250g 封面 | 100–300 本 | 只给有明确意向的；印多了会后全堆仓库 |
| 3 | 名片 | 300g 白卡，双面，可覆膜 | 每人 3–5 盒 | 3 天展期一人发 200–300 张是常态 |
| 4 | 手提袋 | 250g 白卡（或 210g 牛皮），覆膜，棉绳/纸绳 | 300–500 个 | 袋子是流动广告，客户提着走出展馆才算值 |
| 5 | 样品盒 | 白盒（单铜裱瓦）或彩盒（铜版裱灰板 1.5mm） | 按 SKU × 30–50 个 | 送客户、寄客户、展会现场展示三处都要用 |
| 6 | 台卡 / 桌牌 | 250g 白卡对折 A 字，或 L 型亚克力插 200g 卡纸 | 10–20 个 | 标价签、产品名、二维码立牌 |
| 7 | 贴纸 / 样品瓶贴 | 不干胶，哑银/透明/铜版 | 200–500 张 | 贴样品、贴赠品、贴资料袋封口 |
另外两样容易被忘：邀请函/请柬（老客户专场要 50–100 份）、参观证/胸卡（纸质卡套 + 内芯，临时工作人员用）。
二、颜色必须一起印：这是展位上最扎眼的问题
同一个 logo，折页上是正红，画册上偏橘，手提袋上发暗——单看每一件都还行，并排放在展台上，客户一眼就看出不是一家做的。
三个能落地的做法：
- 品牌色上专色。红、金、企业蓝这类不能偏的颜色，用 Pantone 对色而不是四色叠。四色叠红（M+Y）在不同纸上、不同墨量下必然有偏差，专色是同一桶墨，跨物料才对得上。
- 同一次开机、同一批纸。折页、画册、台卡如果能排在同一台机、同一批纸里印，颜色差异最小；分三次找三家，等于放弃一致性。
- 纸不同就先打样对比。铜版纸、白卡、牛皮纸吸墨不同，同一个专色印上去深浅不一样。先各打一张实物样并排放，差得明显就把专色墨浓度调开（比如牛皮纸上加 10% 墨量），别等印完再改。
还有一条：覆膜会改变观感。覆光膜颜色更艳、覆哑膜更沉，同批物料要么全覆哑膜、要么全覆光膜，别一半一半。
三、倒排期：从开展日往前推
| 时间 | 动作 | 谁负责 |
|---|
| T-15 | 物料清单定稿、所有文案与图片定稿、下单 | 市场 + 设计 |
| T-12 | 打样（数码样或印刷样）确认颜色与文字 | 市场 |
| T-10 | 开印（折页/画册/台卡先上，手提袋和盒子后上，因为后道多） | 印刷厂 |
| T-7 | 后道：覆膜、压痕折页、糊袋、裱盒、装订 | 印刷厂 |
| T-5 | 全部到货、清点验收 | 市场 |
| T-3 | 打包分箱（按展位、按人分），贴箱标 | 行政 |
| T-1 | 进场布展，物料上架 | 现场负责人 |
为什么 T-15 不是 T-7：折页和画册 5–7 天能出，但手提袋要糊、盒子要裱、烫金要等干，一叠加就是 8–10 天；再加上打样返工一次，就是 12 天。留 3 天缓冲，是给返工留的，不是给印刷厂留的。
四、数量怎么估：三个经验值
- 折页按接触人数 × 1.2 算。3 天展期，一个 9 平米标摊，每天有效接触 60–80 人，三天 200 人上下；按 1.2 倍备 250–300 份起，主推产品再加量。如果展位在主通道口、有互动活动，直接按 2 倍备。
- 画册只印会后要寄的。展会上愿意拿一本厚画册的，多半是真意向；但大多数人嫌重不愿意提。做法：展会只带 100–300 本，留一部分会后按名片寄——寄出去的转化率比现场塞出去更高。
- 手提袋按折页的 60% 备。不是每个人都要袋子，但提了袋子的客户一定会装满东西走出去。袋子宁多勿少：少了客户手里拎着一堆散单页，你的 logo 就少了一次流动曝光。
五、样品盒：这是最容易在展会上丢分的
样品盒有三个场景：展台上摆、现场送、会后寄。三个场景对盒子的要求不一样：
| 场景 | 结构建议 | 关键 |
|---|
| 展台陈列 | 彩盒（铜版裱灰板 1.5mm）或白盒开窗 | 要能反复开合，别用一次就散 |
| 现场送客户 | 白盒（单铜裱瓦）+ 手提袋 | 轻、能压、不怕挤地铁 |
| 会后快递 | 白盒 + 瓦楞外箱 + 珍珠棉/气泡袋 | 盒子本身不抗压，必须加外箱；直接贴单寄必塌 |
一条硬规则：样品盒的尺寸要能进标准快递箱（常见 3 号箱 430×210×270、4 号箱 350×190×230），否则会后寄样就得定制外箱，运费翻倍。设计前先问一句：这个盒子寄不寄？
六、现场：展馆收货和布展的那些坑
- 展馆收货有窗口期。顺德潭洲、南海桂城、广州琶洲的展馆，布展日收货都有时间段，超时进不去，货只能在馆外过夜。提前跟展馆物流确认进场时间，把到货日排到布展前一天上午。
- 货车要证。多数展馆要求提前报车号、办车证，临时来的车进不了卸货区，得在馆外找人搬——搬运费比运费贵。
- 纸品怕潮，别落地。展馆地面经常冲洗、空调滴水，纸箱一律上托盘或垫纸板；折页和画册受潮会卷边，展台上摊不平。
- 分箱贴标。按「展台用 / 赠送用 / 备用」三类分箱，箱外写清数量。现场最耗时间的不是布展，是翻箱找东西。
七、五块成本与三处能省
展会物料的报价，基本是五块：纸张、印工（含版费）、后道（折页/糊袋/裱盒/覆膜）、打样、包装运输。
能省的三处：
- 同批同纸一起印——折页、画册内页、台卡如果用同一款 157g 铜版，可以合在一批纸里买、一台机上印，纸价和开机费都摊薄。
- 减少专色数量——一个专色要单独一桶墨、单独洗车，多一个专色多一笔钱。品牌只有一红一金的话，就只上这两个。
- 数量按阶梯报——300 / 500 / 1000 三档单价差得明显，很多时候 1000 个手提袋的单价只比 500 个贵三成，而多出来的那 500 个明年还能用（纸品不像食品，放一年不坏，只要不受潮）。
八、5 个最常见的坑
- 名片信息过时。换过电话、换过微信、换过地址，模板没改——展会上发出去 300 张，全是错号。开印前让每个人自己核一遍自己的名片。
- 折页二维码跨折线。折起来扫不出、摊平才扫得出，客户当场就走了。二维码离折线至少 5mm。
- T-1 才到货。物流晚一天，布展当天没人手拆箱上架，展台空一半。到货日按 T-5 排，不按 T-1 排。
- 手提袋断绳。200g 以下的纸、绳孔没加固，装两本画册就断。袋纸不低于 210g，绳孔处加卡纸垫片或用打孔穿绳 + 内贴加强片。
- 样品盒没做防压。盒子好看但不抗压，客户塞进背包带回去，到家已经扁了——样品没坏，盒子先坏，印象全毁。
九、验收五个动作（T-5 到货当天）
- 点数量：按箱清点，折页/画册按 ±2% 核（印刷放数内属正常），名片按盒核。
- 对颜色：把折页、画册、手提袋、台卡并排放在自然光下看，同一个红是不是一个红；有条件拿专色色卡对。
- 摸后道：折线有没有爆色、袋子绳孔有没有加固、盒子开合三次会不会散。
- 扫二维码：折起来扫、摊平扫，两台手机各扫一次。
- 抽一套成套：随手拿一套（折页 + 画册 + 名片 + 袋子 + 样品盒），看是不是同一版设计、同一个 logo 尺寸比例。
十、下单时把这几项写清
- 物料清单：七样各多少、什么规格（展开尺寸、成品尺寸、页数、克重）
- 品牌色：给 Pantone 号或色样，注明哪几样必须一致
- 数量与阶梯：主数量 + 备用数量，问清 500/1000 档差价
- 后道要求：覆膜（光/哑）、折法、袋型与绳、盒型与裱法
- 到货日与地址：写 T-5 的日期，不要写开展日
- 验收标准：数量允许误差、颜色对比方式、爆色与断绳的返工责任
厂在佛山市南海区里水镇里官路段58号第二栋厂房2号，本地客户可以直接到厂看纸、看样、对专色——展会物料这种跨品类的活，能一次看齐纸和样，比在网上比三轮价省事。
